“Cara lama ini harus ditinggalkan dan kita harus beradaptasi dengan cara baru bebasis digital, sehingga kearsipan lebih terintegrasi, efisien dan efektif. Apalagi, arsip menjadi landasan dalam membuat keputusan yang cepat dan tepat. Arsip juga menjadi rujukan di dalam negeri maupun internasional untuk berkontribusi besar bagi kemajuan bangsa,” pungkas Imam.
Ketua Tim Arsip PT Semen Padang Nelvi Irawati menyebut bahwa Kearsipan PT Semen Padang memiliki Visi Menuju Manajemen Karesipan yang tepat kelola dan tepat saji dengan memperhatikan aspek K3.
Sedangkan Misi nya, membangun manajemen kearsipan yang efektif dan efisien, peningkatan kemampuan dan kompetensi SDM di unit kearsipan dan koordinator, meningkatkan efisiensi dan efektivitas, serta menjadikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri perusahaan.
Untuk mewujudkan Visi dan Misi tersebut, manajemen perusahaan mengeluarkan kebijakan kearsipan di PT Semen Padang pada tahun 2018.
Kebijakan kearsipan tersebut di antaranya berbunyi bahwa setiap insan perusahaan bertekad untuk melaksanakan pengelolaan kearsipan dengan memenuhui seluruh peraturan dan perundang-undangan serta perusahaan yang berlaku, mengelola arsip dengan cara yang tepat kelola dan tepat saji.
Kemudian, menyelamatkan dan mengamankan arsip vital perusahaan, mengembangkan manajemen kearsipan berbasis teknologi informasi dalam pengendalian dampak lingkungan, serta menyinergikan manajemen kearsipan dengan sistem manajemen yang lain.
“Kebijakan dari manajemen perusahaan diimplementasikan dalam manajemen kearsipan yang dilaksanakan secara menyeluruh dan terpadu menuju penyempurnaan berkelanjutan,” kata Nelvi.
Terkait akreditasi karsipan yang diraih PT Semen Padang sejak tahun 2015, Nelvi membeberkan manfaatnya. Di antaranya, siklus pengelolaan arsip yang lebih baik sesuai dengan undang-undang dan peraturan kearsipan, pencarian arsip di sentral arsip kurang dari 5 menit.
“Manfaat lainnya, Semen Padang menjadi bagian dari Memory of Nation (MoN), karena sudah menyerahkan arsip statis ke ANRI, menjadi rujukan pengelolaan kearsipan yang direkomendasikan ANRI dan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Sumbar, serta dapat meningkatkan citra perusahaan,” ujarnya.
Baca Juga :
Berani Komen Itu Baik
